בכל מרפאת שיניים שמכבדת את עצמה קיים פרוטוקול מסודר לפיו יש לעבוד באופן קפדני כל אימת שמגיע לקוח חדש למרפאה. בדיוק כפי שישנם פרוטוקולים רפואיים מסודרים שמנחים את הרופא המומחה בנוגע לטכניקות הטיפול השונות שיש לנקוט בהן בהתאם לצורך, לפתולוגיה או למצב בריאותו הכללי של המטופל, כך גם ישנו סדר הגיוני של פעולות שיש לבצע כשמגיע מטופל חדש למרפאה. הסדר ההגיוני מונע תקלות ומסייע לקליטה המהירה, היעילה, המסודרת והנעימה ביותר.
השלב הראשון – רישום אצל הפקידה
עוד לפני הפגישה עם הרופא, המטופל החדש צריך להירשם אצל הפקידה. הרישום אצל הפקידה חשוב מאוד כיוון שזהו למעשה הרגע שבו המטופל נקלט לראשונה במרפאה. בשלב הזה המטופל צריך להעביר לפקידה פרטים חשובים שיישמרו בארכיון המרפאה. בין היתר מדובר על הגיל שלו, על קופת החולים שבה הוא מבוטח, על סיבת הפנייה, על מצב בריאותו הכללי, על רגישויות או אלרגיות לתרופות מסוימות ועוד.
חשוב מאוד למלא את טופס הקבלה באופן יסודי ומפורט, לתת פרטי התקשרות עדכניים ורלוונטיים ולא לשכוח לציין את כל הפרטים הרפואיים הרלוונטיים למטופל לרבות תרופות שהוא נוטל בשגרה ועוד.
השלב השני – בדיקה ראשונית אצל הרופא
לאחר שתהליך הרישום הסתיים המטופל יעבור לשלב השני שכולל בדיקה ראשונית אצל רופא השיניים במרפאה. בשלב הזה ראשית תיערך היכרות בין הרופא לבין המטופל והרופא ילמד על סיבת הפנייה. לאחר מכן הוא יושיב את המטופל על כיסא הטיפולים ויבחן את מצב השיניים והחניכיים שלו. בנוסף לבדיקה שמטרתה לאבחן את מקור הבעיה שעליה מתלונן המטופל הרופא יבצע הערכה כללית של מצב הפה. במקרים רבים כבר בשלב זה יתגלו בעיות נוספות שדורשות טיפול שלא בהכרח קשורות לסיבת הפנייה הראשונית למרפאה.
השלב השלישי – הצילום הפנורמי
גם רופא השיניים הטוב ביותר בעולם שכבר טיפל באינספור מקרים מורכבים לא יכול לדעת מה נעשה מתחת לפני השטח או ליתר דיוק מתחת לחניכיים, באזור השורשים של השיניים. לפיכך לאחר שהבדיקה הראשונית מסתיימת לרוב יהיה צורך לבצע למטופל צילום פנורמי של השיניים. גם במידה ובעבר בוצע כבר צילום פנורמי יהיה צורך לבצעו שוב וזאת מכיוון שמערכת השיניים שלנו היא מערכת דינמית והממצאים שניתן לקבל מהצילום הישן לאו דווקא רלוונטיים עוד.ישנם מכוני צילום שיניים שאליהם ניתן לפנות על מנת לבצע צילום שיניים פנורמי אך חשוב לדעת כי ישנן מרפאות שיניים מתקדמות שבהן ניתן לבצע את הצילום הפנורמי על המקום במרפאה עצמה.
השלב הרביעי – ההחלטה על תכנית הטיפולים הנדרשת
רק לאחר ההערכה הראשונית וקבלת הצילום הפנורמי יכול הרופא לגבש את האסטרטגיה הטיפולית. ההחלטה בנוגע לתכנית הטיפולים הנדרשת מתקבלת תוך שקלול של מספר גורמים שביניהם התסמינים שמהם סובל המטופל, הממצאים שעלו מהצילום הפנורמי, ההערכה הראשונית של מצב הפה של המטופל וכמובן שגם רצונו של המטופל כיוון שבלא מעט מקרים קיימת אפשרות לטפל בבעיה בכמה דרכים שלכל אחת מהן יתרונות מסוימים וחסרונות מסוימים.כאשר שלב זה מסתיים ניתן לומר שתהליך הקליטה הסתיים בהצלחה וניתן להתחיל בטיפול.
